Van Beek begann bereits vor Jahren mit der Entwicklung von Pionus, der eigenen Business-Software. Skopos, ein unabhängiger Softwarespezialist, wurde mit der Prüfung des Systems auf Funktionalität und Zukunftsbeständigkeit betraut. Das Ergebnis war eindeutig positiv: „Der große Vorteil des Systems ist die Integration mit der Technik“, berichtete der Geschäftsführer von Skopos, Gerrit Vixseboxse. „Das ist etwas Einmaliges.“
Erik Huttema, Senior Advisor bei Skopos, schließt sich diesem Urteil an. „Pionus überzeugt gleich auf den ersten Blick. Es ist ein vollwertiges, professionelles System mit Menüstrukturen, übersichtlichen Fenstern und einer unglaublichen Leistung. Diese Leistung ließe sich mit keinem anderem System erreichen, während die Stabilität gegen 99,9 % tendiert. Wir waren sehr beeindruckt.“
Ein Player im Markt
„Einer der größten Vorteile des Systems ist, dass es keine Schranken zwischen funktionalen Bereichen gibt“, erklärte Huttema. „Es gibt auf dem Markt außer ERP-Systemen und Software, die die einzelnen Unternehmensabläufe zusammenführt, noch viele andere Einzelpakete, wie z. B. CRM zur Kundenverwaltung. Diese einzelnen Programme befinden sich alle sozusagen in ihrem eigenen Bereich.“
Vixseboxse ergänzte: „Sollte Van Beek all die einzelnen Programme anschaffen, dann sprengen die Kosten sämtliche Rahmen. Pionus schlängelt sich einfach durch alle Systeme und Bereichsgrenzen. Es gibt viele Unternehmen wie Van Beek mit 15–50 Mitarbeitern, in erster Linie projektorientierter Arbeit und einer ausgesprochenen Techniklastigkeit. Für solche Unternehmen passt Pionus wie angegossen.“
Weitere Anwendungen
Die CRM- und DMS-Funktionen verfügen über ausgeklügelte Details und praktische Möglichkeiten, die nicht einmal umfassende Systeme bieten“, erklärte Huttema weiter. „Während unserer Untersuchung fanden wir viele tolle Features.“ Ein Beispiel dafür ist das „Ihr-warts-Fenster“, in dem alle Mitarbeiter häufig auftretende Probleme melden können. Das System ordnet den Problemen anschließend eine zuständige Person zu, die das Problem lösen kann. „Solchen kleinen Funktionen verdankt das System seine Einmaligkeit.“
Flexibilität gegenüber Kapazität
„Ein großer Vorteil, den Van Beek mit einem Standardsystem nie hätte, ist die Flexibilität. Der Vorteil hat jedoch auch eine Kehrseite: die Beschränkung der Kapazität. Zurzeit wird das System in 1,5 Vollzeitäquivalenten verwaltet, was im Moment reicht. Van Beek kann jedoch nicht als professioneller Softwareanbieter für interessierte Unternehmen agieren und z. B. rund um die Uhr Support bieten oder die vollständige Betriebsanleitung auf Englisch und Niederländisch liefern“, meinte Huttema.
Eingehende Untersuchung
Zu diesem Schluss kam Skopos nicht durch eine Standarduntersuchung. „Erstens haben wir dieses Mal nicht nur, wie immer, einen Vergleich mit anderen ERP-Systemen durchgeführt, sondern auch mit anderen Softwaretypen“, erklärte Vixseboxse. „Zweitens haben wir nicht nur das Produkt geprüft, sondern auch die Dienstleistungen und die Organisation drumherum. Zudem haben wir auch überlegt, was die langfristigen Risiken sind, wenn Van Beek auch künftig eigene Software entwickelt.“
Einzigartiger Prozess
Im ersten Schritt hat Skopos die grundlegenden Geschäftsabläufe von Van Beek in einem Schema wiedergegeben, beginnend bei der Kundenanfrage, die von der Projektorganisation zum Engineering geleitet wird, über die Vorbereitung, Produktion, Lieferung, bis hin zur Rechnungsstellung. „Für jeden Prozessschritt haben wir Interviews mit den verantwortlichen Personen geführt.“, sagte Huttema. „Nach drei Tagen wussten wir, wie Van Beek das System wartet, was mit Anfragen über neue Funktionen des Systems passiert und wie die Dienstleistungen zum System erbracht werden.“
„Mit der Zeit haben wir geschaut, ob wir verstehen, wie das System funktioniert, was passiert und was wir dazu meinen. Schließlich haben wir die Software mit Standard-ERP-Produkten und anderen Lösungen verglichen“, erklärte Vixseboxse. „Wir haben auch untersucht, wie groß die Robustheit der Organisation um Pionus herum ist.“
Ausblick
Bei der Untersuchung wurden auch Low-Code-Plattformen berücksichtigt, was einen absoluten Ausnahmefall darstellt. So konnten die Experten auch die Zukunft des Programms abschätzen. Vixseboxse: „Pionus kann derzeit als eine Black Box gesehen werden, die nicht einfach erweiterbar ist. In einer Low-Code-Entwicklungsumgebung lässt sich Pionus im Lego-Prinzip nachbauen und anschließend einfach ergänzen. So ließen sich von externen Anbietern Pionus 2, 3 und weitere Versionen entwickeln, statt von einem Software Engineer von Van Beek. Es ist natürlich gut zu wissen, dass das System auch für die Zukunft genug Möglichkeiten bietet.“
Kooperation für das beste Ergebnis
Perry Verberne, Geschäftsführer von Van Beek, und Marten Verhoeven, Software Engineer bei Van Beek, haben einen Teil der Untersuchung selbst durchgeführt. Vixseboxse: „Schließlich muss der Kunde aus der Untersuchung etwas lernen, daher möchten wir ihn mit einbeziehen.“ Huttema erläuterte: „Marten Verhoeven ist z. B. zu einer ERP Head-to-Head-Messe gegangen, auf der die größten Player Demos ihrer Produkte zeigten. So hat er eine gute Übersicht über den Markt bekommen.“
Prägnantes und deutliches Ergebnis
Skopos hat bei Van Beek keinen herkömmlichen Bericht oder dicken Wälzer abgegeben. „Wir erklären in einer PowerPoint-Präsentation, wie wir vorgegangen sind und was in den einzelnen Teilbereichen die Vorteile und Verbesserungsmöglichkeiten der Software sind“, sagte Vixseboxse.
„Pionus leistet genau, was Van Beek braucht“, meinte Huttema abschließend. „Es passt zur platten Unternehmensstruktur von Van Beek. Die Mitarbeiter bei Engineering müssen auf Kundenfragen reagieren und auch die Produktionsmitarbeiter müssen sich einen Überblick über den Auftragsstatus verschaffen können. Mit Pionus erhalten alle Zugriff auf dieselben aktuellen Informationen.“
