Van Beek startte jaren geleden met het ontwerp van Pionus, haar eigen business softwareprogramma. Onafhankelijke specialist Skopos kreeg de vraag om het systeem te onderzoeken op functionaliteit en toekomstperspectief. De conclusie was lovend: “Groot voordeel van het systeem is de integratie van het pakket met de techniek”, vertelt Gerrit Vixseboxse, directeur bij Skopos. “Dat is echt uniek.”
Erik Huttema, senior adviseur bij Skopos, sluit zich hierbij aan. “Pionus ziet er gewoon heel goed uit. Het is een volwaardig, professioneel gebouwd systeem met menustructuren, overzichtelijke schermen en een performance die bijzonder hoog is. Hoger dan wat ze met ieder ander systeem zouden kunnen krijgen met een stabiliteit die richting de 99,9 % gaat. We waren dan ook erg onder de indruk.”
Speler in de markt
“Een van de grootste voordelen is dat het systeem geen rekening houdt met functionele gebieden”, verklaart Huttema. “Naast ERP-systemen, softwarepakketen die verschillende bedrijfsprocessen samenbrengen, zijn er nog vele andere losse systemen en software, zoals CRM voor klantbeheer. Al deze losse systemen zitten in een soort domein.”
Vixseboxse vult aan: “Als Van Beek al die losse software aanschaft, lopen de kosten veel te hoog op. Pionus fietst met gemak door die systemen heen en trekt zich niets aan van die domeinen. Er zijn veel bedrijven net als Van Beek die tussen de 15 tot 50 medewerkers hebben, heel sterk projectmatig werken en veel met techniek te maken hebben. Voor dit soort bedrijven is Pionus een hele goede fit.”
Extra toepassingen
“De CRM en DMS functies hebben slimmigheden en handigheden die je niet in geavanceerde systemen ziet”, vervolgt Huttema. “Tijdens het onderzoek kwamen vele konijnen uit de hoge hoed.” Een voorbeeld daarvan is het ‘hulliescherm’, een informatiescherm waar iedereen veel voorkomende problemen kan melden. Het systeem kent die problemen vervolgens toe aan bepaalde functionarissen die het probleem kunnen oplossen. “Dit soort kleine toepassingen maken het systeem uniek en eigen.”
Flexibiliteit vs. capaciteit
“Een groot pluspunt wat zij met een standaardsysteem nooit zullen krijgen is flexibiliteit. Maar dat heeft ook een keerzijde: capaciteit. Op dit moment onderhouden zij het systeem met anderhalve man wat voor nu toereikend is. Maar zij kunnen zich niet gaan opstellen als professionele leverancier voor geïnteresseerde bedrijven en bijvoorbeeld 24 uur support bieden en beschikken over alle documentatie in zowel Engels als Nederlands”, aldus Huttema.
Out-of-the-box onderzoek
Om tot deze conclusies te komen, koos Skopos niet voor een dertien in een dozijn onderzoek. “Ten eerste hebben wij niet alleen, zoals voorgaande onderzoeken, naar andere ERP systemen gekeken, maar ook andere soorten software”, verklaart Vixseboxse. “Ten tweede keken wij niet alleen naar het product, maar ook naar de dienstverlening en organisatie die daaromheen zit. Daarnaast hebben we ook bekeken wat eigenlijk de lange termijn risico’s zijn als Van Beek doorgaat met het bouwen van eigen software.”
Uniek proces
De eerste stap van Skopos was het hoofdproces van Van Beek in een schema uitwerken dat begint met de aanvraag van de klant die vervolgens via de projectorganisatie richting engineering gaat. Daarna stroomt het door naar de voorbereiding, productie, levering en uiteindelijk facturatie. “Bij ieder onderdeel hielden we interviews met de verantwoordelijken”, vertelt Huttema. “In drie dagen tijd wisten wij hoe Van Beek hun systeem onderhoud, wat ze doen met nieuwe verzoeken om verder te bouwen aan Pionus en de dienstverlening rondom het systeem.”
“Gaandeweg hielden wij in de gaten of we snappen hoe het werkt, wat het doet, wat ons oordeel is over het systeem en hoe we dat moeten vergelijken met een standaard ERP systeem of andere oplossingen”, duidt Vixseboxse. “En ook hoe stabiel of kwetsbaar de organisatie rondom het Pionus is.”
Toekomstperspectief
Skopos heeft ook lowcodes meegenomen in het onderzoek wat vrij uniek is. Op deze manier onderzochten de experts wat de toekomst van het programma kan bieden. Vixseboxse: “Pionus kan je momenteel zien als een gesloten doos dat niet gemakkelijk uit te breiden is. De slimme software lowcode bouwt Pionus na als een soort lego dat wel simpel aan te vullen is. Zo is het mogelijk om een soort Pionus 2, 3, etc. te bouwen door bijvoorbeeld een externe leverancier in plaats van een software engineer van Van Beek. Het is natuurlijk fijn om te weten dat het systeem voldoende mogelijkheden biedt voor in de toekomst.”
Samenwerken voor het beste resultaat
Perry Verberne, directeur van Van Beek, en Marten Verhoeven, Van Beeks software engineer, hebben zelf ook een onderdeel van het onderzoek uitgevoerd. Vixseboxse: “De klant moet slimmer worden van het onderzoek, vandaar dat wij hen willen betrekken.” Huttema licht toe: “Zo is Marten bijvoorbeeld naar een ERP beurs gegaan waar de grootste spelers op de markt hun demo’s toonden. Op die manier kreeg hij een goed beeld van wat er speelt op de markt.”
Beknopt en duidelijk resultaat
Van Skopos ontving Van Beek geen ouderwets onderzoeksrapport of boekwerk met honderd pagina’s. “In een PowerPointpresenatie leggen wij uit hoe het proces is gegaan en wat per deelgebied de voordelen en verbeterpunten van de software zijn”, aldus Vixseboxse.
“Pionus doet precies wat Van Beek nodig heeft”, vertelt Huttema tot slot. “Het past bij de platte organisatie bij Van Beek. Iemand van engineering moeten klanten te woord staan en iemand van de productie moet ook kunnen weten hoe het met de verkooporder staat. Iedereen kijkt met Pionus naar dezelfde gangbare en makkelijk te verkrijgen informatie.”
